La riforma della Pubblica Ammi-nistrazione negli ultimi decenni ha subito una forte accelerazione grazie, anche, alla rivoluzione introdotta dall’Information Technology con conseguenti, benefiche, ricadute sul cittadino/utente così come sull’erario.
La possibilità/necessità di dovere adottare nuove politiche in tema di archiviazione documentale ha provocato l’introduzione di  schemi organizzativi prima non in uso.
La migliorata gestione del flusso informativo  in ambito aziendale ha permesso di raggiungere i seguenti obiettivi: un notevole risparmio sia in termini di costi della carta sia relativamente alla archiviazione, (a tale proposito basti pensare ai documenti prodotti dalla PA per i quali è richiesta una conservazione a lungo termine come i documenti sanitari, quali: cartelle cliniche, referti, ecc.), una maggiore efficienza nelle operazioni di ricerca, un potenziamento delle policy legate alla sicurezza aziendale in relazione al trattamento dei dati personali, oltre che alla loro tracciabilità ed integrità.
In questo contesto assume notevole rilevanza la figura del responsabile della conservazione sostitutiva che finisce con il diventare un tassello indispensabile al fine di migliorare le performance aziendali, facendo da trait d’union tra i vari professionisti che sono tenuti, ciascuno per la propria competenza, a gestire processi di archiviazione digitale dei dati.